Que vous exerciez dans un cabinet, une clinique ou un hôpital, un/une secrétaire médical(e) est nécessaire pour gérer les appels des patients, les rendez-vous des médecins et les tâches administratives. Mais pour faire face aux débordements, il arrive que les professionnels de la santé se tournent vers le télésecrétariat médical. Il s’agit effectivement d’une alternative qui séduit de plus en plus d’infrastructures à condition de choisir le service le plus adapté. Si vous prévoyez de faire appel à un prestataire, voici 3 critères de choix à connaître pour choisir votre télésecrétariat médical.
Définir les besoins de son cabinet
Avant de vous lancer dans vos recherches, vous devez d’abord définir les besoins de votre cabinet. Voici par exemple une liste de diverses tâches que vous pourrez attribuer à un télésecrétariat médical à Madagascar ou ailleurs :
- répondre aux appels ;
- rappeler les patients ;
- gérer les rendez-vous ;
- planifier l’agenda des médecins ;
- rédiger des comptes-rendus ;
- traiter les tâches administratives, etc.
Puisque le télésecrétariat reprend à distance les services d’un secrétariat, la plupart des prestataires proposent des services semblables. Cependant, ils se démarquent généralement par leur expérience, leur structure et leur tarif. Mais en fonction de votre manière de travailler, vous aurez la possibilité de confier une partie ou l’intégralité de vos tâches annexes au télésecrétariat médical.
Toutefois, votre prestataire doit pouvoir vous proposer une formule adaptée à vos attentes et vos besoins. Vous aurez par exemple besoin d’un télésecrétaire qui pourra travailler pendant les jours fériés ou les absences de votre secrétaire. Vous pourriez aussi rechercher une disponibilité 24 h sur 24, uniquement pendant la journée ou pendant les week-ends. Il existe également des prestataires qui proposent des services à plein temps ou à temps partiel…
En définissant précisément vos besoins et vos attentes, vous aurez moins de mal à trouver votre télésecrétariat médical parmi d’innombrables possibilités aussi bien à Madagascar qu’ailleurs.
S’informer sur la taille de la structure
Selon vos besoins, vous aurez le choix entre 3 types de structure à savoir :
- Un télésecrétariat médical indépendant qui travaille avec 3 ou 4 médecins connaît bien leur patientèle. Il possède les compétences nécessaires pour appliquer les directives de chacun d’entre eux.
- Une agence locale emploie une dizaine de télésecrétaires médicaux qui sont capables de conseiller et d’orienter les patients.
- Un call center spécialisé en télésecrétariat médical à Madagascar ou ailleurs possède plusieurs équipes de télésecrétaires avec des horaires plus larges et une grande capacité de réponse.
Chaque option possède ses avantages, mais il est recommandé de choisir la structure la plus adaptée pour atteindre vos objectifs.
Vérifier la qualité du télésecrétariat médical
Pour comprendre vos besoins en tant que médecin, il est indispensable de choisir un télésecrétaire spécialisé dans le domaine de la santé. Vous devez veiller à ce qu’il maîtrise le jargon que vous utilisez ainsi que les contraintes en rapport avec le domaine médical.
Dans le but d’assurer votre secrétariat médical à distance, votre prestataire doit se montrer réactif. Par exemple, il ne faut pas laisser le téléphone sonner plus de 3 fois avant de prendre l’appel. Sachez que l’intervention d’un secrétaire externe peut avoir des conséquences positives ou négatives sur l’activité de votre cabinet. En effet, cette alternative peut avoir un impact sur votre image, donc assurez-vous de choisir une prestation de qualité et expérimentée.
Pour ce faire, il faut considérer l’aptitude du secrétaire exerçant à distance à suivre vos directives selon la situation. Il doit être capable de dire « non » aux patients qui insistent trop d’autant plus que cela permet de répondre à un grand nombre d’appels non urgents. Bien entendu, la qualité de réponse de votre télésecrétaire médical est importante, et ce même pour garder une bonne organisation.